Засади використання автоматизованої системи документообігу

«ЗАТВЕРДЖЕНО»
рішенням зборів суддів
Іванківського районного суду
Київської області № 3 від
«12» квітня 2016року
(зі змінами та доповненнями затвердженими рішеннями зборів суддів №3 від 17.03.2017 р., №10 від 26.09.2017 р.)

Засади
використання автоматизованої системи документообігу
Іванківського районного суду Київської області

І. Загальні положення
Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25(далі –Положення), Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АР Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 №173 (далі – Інструкція), Положення про збори суддів Іванківського районного суду Київської області, Рішення зборів суддів Іванківського районного суду Київської області від 30.12.2015 р. №17
1.1. Предмет регулювання
1.1.1. Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється цими Засадами відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", Положення та інших нормативно-правових актів.
1.1.2. Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.
1.1.3. Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.
1.1.4. Засади визначають правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду в Іванківському районному суді Київської області (далі – Суд). Питання щодо функціонування автоматизованої системи, котрі не врегульовані цими Засадами, Положенням вирішуються зборами суддів Суду відповідно до чинного законодавства
1.2. Визначення термінів
1.2.1. Наведені у Засадах терміни вживаються в значенні, наведеному у Положенні.
II. Порядок функціонування автоматизованої системи
Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в Суді, передбаченої розділом ІІ Положення.
2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи
2.1.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Суді визначаються на підставі наказів голови суду або керівника апарату суду.
Електронні примірники наказів голови суду або керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами та Положенням інформацію.
2.1.3. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.
2.1.4. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад, Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху
2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.
2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа формуються автоматизованою системою автоматично.
2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 366/111/15.
2.2.5. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:
- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;
- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.
2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
2.3. Розподіл судових справ між суддями
2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
2.3.2. У суді може застосовуватися:
- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
- повторний автоматизований розподіл судових справ;
- розподіл судових справ черговому судді згідно з графіком затвердженим головою суду.
2.3.3.   Правила здійснення розподілу судових справ в автоматизованій системі.
Розподіл справ між суддями здійснюється автоматизованою системою документообігу суду автоматично за принципом вірогідності з урахуванням:
- повноваження судді щодо розгляду судової справи;
- спеціалізації судді, в тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх;
- визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження .

Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, цих Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ, передбачених КП «Д-3».
Коефіцієнт навантаження розраховується відповідно до п. 2.3.6 Положення.
Коефіцієнт складності судової справи в суді дорівнює:
кримінальна справа про застосування примусових заходів виховного характеру та примусового лікування - 1;
кримінальна справа – 2;
матеріали в порядку виконання по кримінальних провадженнях – 0,4
судові справи за індексом «1-кс» - клопотання слідчого чи прокурора; скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування (-1) :
-          надання дозволу на затримання з метою приводу – 0,5
-          надання дозволу на обшук житла чи іншого володіння особи – 0,25
-          обрання запобіжного заходу у виді тримання під вартою – 1
-          зміна запобіжного заходу - 1
-          повторне клопотання про зміну запобіжного заходу щодо одного й того ж обвинуваченого (підсудного) – 0,5
-          застосування домашнього арешту – 0,5
-          застосування особистого зобов’язання – 0,2
-          застосування особистої поруки – 0,2
-          накладення арешту на майно – 1
-          накладення грошового стягнення на особу – 0,2
-          обмеження в користуванні спеціальним правом – 0,2
-          про відсторонення від посади – 1
-          про залучення експерта для проведення експертизи – 0,2
-          про застосування застави – 0,25
-          про звернення застави в дохід держави – 0,2
-          про продовження строку відсторонення від посади – 0,2
-          про скасування арешту майна – 1
-          розгляд заяви про відвід слідчого по справі – 0,2
-          тимчасовий доступ до речей і документів – 0,2
-          скарги на постанову про закриття кримінального провадження – 1
-          скарги на бездіяльність слідчого, прокурора, невнесення відомостей про кримінальне правопорушення до Реєстру досудових розслідувань – 1
-          заяви про відвід та про самовідвід – 0,2
цивільна справа позовного провадження – 1;
цивільна справа позовного провадження щодо трудових, земельних спорів, розподілу майна, відшкодування шкоди внаслідок ДТП, стягнення шкоди в порядку регресу, визнання правочину недійсним – 2;
цивільна справа окремого провадження та позовного провадження про стягнення аліментів, розірвання шлюбу – 0,5;
цивільна справа наказного провадження – 0,2;
заяви та матеріали по цивільних та адміністративних справах – 0,2.
адміністративна справа – 1, (справи в порядку скороченого провадження-1);
справа про адміністративне правопорушення – 0,2;
справа про адміністративне правопорушення (ст. 124, 130 КУпАП, ст. 329-355 МК України) – 0,5
справа про адміністративне корупційне правопорушення (ст. ст. 1724-1729 КУпАП) – 1.
Коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи повинен становити такий:
Голова колегії – 1;
Члени колегії – 0,5
Запасний суддя – 0,1
Доповідач – 1
Головуючий колегією – 1
Головуючий одноособово - 1
 
Відсоток адміністративних посад наступний:
Голові суду – 100%
Суддям – 100%
2.3.3.1. Зборами суддів Суду визначено склад колегії суддів з розгляду кримінальних справ (проваджень), яка складається з двох суддів, які здійснюють розгляд кримінальних справ (проваджень) відповідно до встановленої спеціалізації, із числа яких, автоматизованою системою визначається головуючий суддя, двоє суддів, які є слідчим суддями, та входять до складу колегії в залежності від того, хто не був у провадженні слідчим суддею.
Зборами суддів Суду, визначено суддю зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх та суддю, який здійснює таке провадження за відсутності першого.
2.3.3.2. У кримінальних провадженнях щодо неповнолітніх склад колегії визначається наступним чином:
Головуючим суддею (суддею – доповідачем) визначається суддя, який здійснює кримінальне провадження щодо неповнолітніх, а за його відсутності суддя, який здійснює таке провадження за відсутності першого;
Склад колегії суддів визначається автоматизованою системою із числа суддів, які здійснюють розгляд кримінальних справ (проваджень) відповідно до встановленої спеціалізації.
2.3.3.3. У разі коли обвинуваченим у вчиненні злочину, за який передбачене покарання у виді довічного позбавлення волі, заявлено клопотання про розгляд кримінального провадження стосовно нього судом присяжних, автоматизованою системою визначається до складу такого суду два професійних судді шляхом включення до нього головуючого та одного із суддів зі складу колегії суддів, визначених відповідно до п. 2.3.3.1. Засад.
2.3.4. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею (суддею-доповідачем) у судовій справі, а його відсутність не порушує процесуальних строків, повторний автоматизований розподіл судових справ не здійснюється. Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється відповідно до встановлених Засад формування складу колегій суддів.
2.3.5.  У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
2.3.6.  У випадку зміни складу колегії суддів у зв’язку з вибуттям судді зі складу постійної колегії суддів або з припиненням повноважень судді, заміна судді, який вибув, вирішується зборами суддів.
2.3.7 У випадках, коли судді, які розглядають справи певної спеціалізації не можуть з поважних причин розглядати справу відповідної категорії, справа розподіляється автоматизованою системою між усіма суддями без урахування спеціалізації.
2.3.8. Розподіл судових справ, у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи при надходженні справ, які, відповідно до законодавства мають  розглядатися невідкладно, здійснюється головою суду з дотриманням принципів черговості, спеціалізації суддів і навантаження.
Розподіл судових справ у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, крім справ, які, відповідно до законодавства мають  розглядатися невідкладно, здійснюється головою суду з дотриманням принципів черговості, спеціалізації суддів і навантаження.
2.4. Визначення присяжних та народних засідателів
2.4.1. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб, шляхом випадкового відбору, згідно з вимогами встановленими п. 2.5 Положення.
2.4.2. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення народних засідателів, які внесені до списку, у кількості двох осіб.
Автоматичне визначення народних засідателів здійснюється в порядку черговості, згідно з вимогами встановленими п. 2.6 Положення.
ІІІ Прикінцеві положення та перехідні положення
3.1. Ці Засади набирають чинності з дня, визначеного рішенням зборів суддів Суду
3.2 У разі внесення змін до цих Засад, збори суддів Суду новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції.

04.10.2017